Comunicare a scuola con la posta elettronica

21 motivi per comunicare a scuola con la posta elettronica: come migliorare e rendere più efficiente la comunicazione tra docenti e con i studenti.

Comunicare a scuola – Foto di Wirawat Lian-udom

L’importanza della comunicazione è indiscutibile, tanto più in ambito lavorativo. Non a caso comunicare è una delle competenze chiave che, secondo la Raccomandazione del Parlamento europeo (2006) e le Indicazioni Nazionali per il curricolo (2012) dovrebbero essere acquisite dai giovani alla fine del loro ciclo d’istruzione obbligatoria per prepararli alla vita adulta e al mondo del lavoro, e sviluppate dagli adulti in tutto l’arco della loro vita. Ma comunicare non significa solo sapersi esprimere adeguatamente nella propria lingua (e possibilmente anche in altre), bensì saper utilizzare efficacemente gli strumenti della comunicazione, in particolar modo quelli digitali.

Oggi, per comunicare bene, non basta la competenza linguistica, serve anche quella digitale. Anacronistico (e autolesionistico) pensare di poter comunicare efficacemente senza l’utilizzo delle nuove tecnologie dell’informazione e della comunicazione, le cosiddette ICT, e in particolare della posta elettronica.

Eppure ci sono contesti lavorativi dove la comunicazione avviene ancora nella maniera tradizionale, utilizzando prevalentemente il cartaceo.

Un esempio? La scuola.

La scuola è una grande ed articolata comunità educante fatta di studenti, genitori, insegnanti, dirigenti, personale amministrativo e tecnico, collaboratori. Nella scuola quotidianamente ha luogo un numero elevatissimo di scambi di informazioni. Molti di questi avvengono ancora tramite lettere, circolari cartacee, avvisi affissi in bacheche, comunicazioni dettate sui diari dei ragazzi, fotocopie distribuite nelle classi o in sala docenti. A tutt’oggi  si utilizza ancora molto il telefono per comunicare con le famiglie degli alunni, alcuni docenti usano gli sms. Lo stesso dicasi per la comunicazione tra scuola e docenti oppure tra gli stessi insegnanti. Nel mondo della scuola, spesso più complesso e variegato di quello di una piccola o media azienda, la comunicazione è rimasta indietro di almeno un decennio.

Colpa della mancanza di banda larga, del wi-fi che non funziona, di strumentazione tecnologica insufficiente? Forse sì, ma anche della scarsa attitudine del corpo docente ad aprirsi al nuovo, a cambiare abitudini consolidate e rassicuranti, a cimentarsi con le nuove tecnologie spesso guardate con diffidenza e pregiudizio. Usare la posta elettronica, in fondo, non è così difficile, eppure solo una piccola percentuale di docenti lo fa abitualmente.

Peccato! Perché i vantaggi che deriverebbero da un uso più esteso di questo strumento a scuola sono davvero tanti. Proviamo ad elencarli partendo da quelli di carattere più generale.

Usare la posta elettronica conviene perché:

• è gratuita
• è recapitata in tempo reale
• può essere letta in qualsiasi momento
• può essere archiviata
• consente l’invio simultaneo a più destinatari
• può contenere allegati e link
• permette di gestire una rubrica

I docenti possono utilizzare efficacemente l’email per:

• comunicare avvisi in modo rapido
• gestire gruppi di lavoro
• contattare le famiglie degli alunni
• diffondere circolari
• condividere documenti
• promuovere attività collaborative
• segnalare link

All’interno della classe l’email può essere utile per:

• favorire il dialogo
• velocizzare le consegne
• acquisire competenze comunicative specifiche
• creare reti con altre scuole e in altre lingue
• scambiare consulenze tra docenti e alunni
• sviluppare competenze digitali
• avviare gli studenti ad un uso responsabile degli strumenti della rete

Alcuni esempi concreti.

Grazie all’email è possibile condividere lezioni con colleghi ed alunni, assegnare compiti, intrattenere corrispondenza con altre classi, intervistare personalità, comunicare con i genitori, pianificare attività didattiche, segnalare iniziative, organizzare eventi, chiedere e fornire consulenze e tanto altro.

Ovviamente, perché il tutto funzioni bene, bisognerà seguire alcuni semplici accorgimenti fondamentali per chi usa la posta elettronica.

Ecco 5 semplici regole dalle quali non si può prescindere:

1. controllare frequentemente la posta in arrivo (chi mi scrive si aspetta che io guardi la mia posta almeno una volta al giorno, altrimenti mi telefonerebbe)
2. rispondere ai messaggi (il mio interlocutore, anche se tedioso, ha diritto ad una replica)
3. scrivere messaggi brevi (vietatissimo e controproducente annoiare il destinatario con papiri, si rischia il cestinamento immediato)
4. inserire sempre l’oggetto (dare un’idea immediata e sintetica del contenuto del messaggio agevola la lettura e favorisce la comprensione)
5. stampare solo se necessario (la posta elettronica funziona da repository dove tutto rimane archiviato, recuperabile e stampabile all’occorrenza)

E per finire non dimentichiamo che l’email è oggi la modalità di comunicazione più veloce (riduce i tempi e snellisce il lavoro) e soprattutto più ecologica perché fa risparmiare carta e inchiostro (rigorosamente vietato stampare indiscriminatamente!).

Docenti che avete appena finito di leggere questo post, disseminate.

Se siete arrivati fin qui significa che siete “digitali” abbastanza, dunque queste raccomandazioni non servono a voi, ma ai vostri colleghi sicuramente sì!

Qui una sintesi “visual” del post in Prezi.