Foto di Phil and Pam – Fickr
Gestire un progetto non è solo coordinare lo sviluppo di un nuovo prodotto o quello di una campagna pubblicitaria o di qualunque altra iniziativa lavorativa: sono progetti anche le piccole o grandi imprese che ci troviamo ad affrontare ogni giorno.
Un progetto, senza ricorrere a una definizione da manuale, è quell’insieme di attività che portiamo avanti, da soli o con altri, per raggiungere un obiettivo definito a priori. Quindi sono progetti anche l’organizzazione di una cena tra amici o delle vacanze del prossimo anno.
Esiste una grande varietà di metodologie e strumenti che ci danno una mano per seguire l’avanzamento della diverse attività, le loro scadenze e dipendenze e gli ostacoli che incontriamo.
In genere è consigliabile scegliere prima un metodo e poi lo strumento per applicarlo, ma in questo articolo ci concentreremo più che altro sui principali tool disponibili.
Per farsi un’idea di quanti programmi diversi di project management esistano, basta farsi un giro su questa pagina di wikipedia: Comparison of project management software.
Criteri di scelta
Per orientarsi in questo mare di opzioni bisogna tenere presente alcuni principi di base.
1. Regola numero uno: evitate l’overkill! Scegliete uno strumento adatto alla dimensione del vostro progetto, senza esagerare. Strumenti più complessi e potenti rischiano di essere inutilmente difficili da usare. Se si tratta di progetti personali, esiste tutta una serie di tool specifici per quello che si chiama “personal project management“: più semplici e intuitivi, spesso non richiedono di conoscere alcuna metodologia specifica.
2. Oltre alla taglia del progetto, altre domande da porsi sono: ho bisogno di gestire documenti legati alle singole attività? Anche Evernote è considerato uno strumento di supporto al personal project management.
3. Mi serve uno strumento collaborativo? Di molto carino e intuitivo c’è Trello, che può essere usato anche a supporto di Kanban in contesti più strutturati.
4. Voglio un’applicazione da scaricare o una web-based accessibile ovunque? Qui non vi offro suggerimenti specifici, tanto lo so che preferite tutte qualcosa basato sul web, e gran parte dei tool vi accontenta!
Se poi si tratta di progetti che vanno oltre la sfera della nostra vita privata, che sia per lavoro o per qualche grossa iniziativa, di solito ci si affida a strumenti più complessi. Non scordiamo però che anche Trello è usato quotidianamente in team che adottano metodi di sviluppo agili! In genere si cerca uno strumento che supporti metodologie specifiche, che evidenzi dipendenze tra le attività e gestione delle risorse e che, più in generale, permetta di seguire progetti ampi e articolati.
5. In ambito desktop (ovvero, dei programmi che potete installare sul vostro computer) a farla da padrone è MS Project, uno strumento relativamente complesso, sicuramente potente, ma dal costo non trascurabile. Project consente la collaborazione tra diversi team e una gestione completa di attività e risorse, facili da monitorare attraverso la visualizzazione sulla timeline. È disponibile anche in una versione web-based: Project Online consente di gestire i propri progetti via web, attraverso un’interfaccia creata per facilitare e snellire il lavoro. Affronteremo Project più in dettaglio in uno dei prossimi articoli.
6. La classica alternativa open source a MS Project è ProjectLibre, che ne segue abbastanza da vicino l’impostazione. Nel mondo open source esistono comunque numerose iniziative differenti, tra le altre si sta facendo strada Open Project, web based, che punta sulla modularità e i contributi della comunità per adattarsi al meglio alle esigenze di ognuno. Uno degli aspetti più interessanti di Open Project è la varietà di metodologie supportate, che include tra le altre anche Scrum.
E voi cosa usate per organizzare e seguire i vostri progetti? Quali tool vi piacerebbe venissero approfonditi nei prossimi articoli di Girl Geek Life?
Project Success – Foto di ken fager
Mi hanno consigliato recentemente Asana, ma non ho ancora avuto modo di sperimentarlo per bene. Qualcuno lo usa? https://asana.com/
Ciao Marzia,
Asana confesso che non l’avevo mai sentito, ma dando un’occhiata alla loro pagina mi è sembrato un po’ dello stesso genere di Trello.
Poi ho trovato questo articolo: http://www.bothsidesofthetable.com/2012/08/14/trello-versus-asana/. Forse l’hai già letto, in caso contrario te lo consiglio: può aiutarti a capire cosa sia più adatto al tuo caso.
Se posso, io lo consiglio caldamente! L’ho usato per quasi un anno e mi è servito moltissimo a tenere sotto controllo task e sotto-task, avanzamenti dei progetti in relazione al team. Provare per credere 😉
Ciao Silvia. Cosa intendi con “Trello, che può essere usato anche a supporto di Kanban”
Silvia è in vacanza in questi giorni. Giusto per avvisare che forse non risponderà subito.
Eccomi! Scusa il ritardo, appena rientrata.
Kanban è una metodologia Agile, applicata soprattutto nello sviluppo software. La sua caratteristica principale è l’uso della “kanban board”, una vera e propria lavagna organizzata in una matrice in cui i task sono rappresentati su post-it. Il principio dietro questa lavagna è quello di avere una rappresentazione visiva immediata delle attività in corso, ma anche quello di dare una scusa agli sviluppatori per alzarsi dalla scrivania e spostare i task completati in una nuova colonna o assegnare il loro avatar ad una nuova attività. Tutto questo è molto bello, ma complicato se il team è distribuito in più sedi!
Trello lavora in modo simile con board e post-it, quindi può essere usato per implementare Kanban nel caso di team distribuiti, anche se l’aspetto “ludico” della vera lavagna si perde un po’.
Noi usiamo Basecamp!
…ecco, mi sono scordata di Basecamp! Lo associo un po’ a Trello e l’ho sentito usare più che altro in team Agile, come vi trovate?
Ciao Silvia,
da un po di tempo noi utilizziamo Twproject e direi che siamo contente.
L’abbiamo notato per l’interfaccia easy-chic, ma si è rivelato un prodotto di grande spessore.
Ci ha consentito di non stravolgere il nostro modo di lavorare e di partire velocemente. Così gestiamo alcuni progetti in modo classico (WBS), ed altri con metodologie agili, in particolare scrum (ma ha anche un bel kanban per le appassionate).
Purtroppo non è gratuito, ma il costo non è eccessivo.
Ho visto che collabori a Ubunto, mi pare che tra i loro clienti ci sia anche il team della Canonical che lo sviluppa.
Tra l’altro è made in Italy.
Questo è il link http://twproject.com
Non lo conoscevo, grazie per la segnalazione! In effetti vedo Canonical nella lista dei clienti. Per altro vedo che il team che lo sviluppa è italiano, interessante! Ci guarderò più da vicino. Nell’azienda in cui lavoro in questo momento stanno spingendo JIRA, a sua volta a pagamento, scelta di comodo se si hanno altri software della stessa casa (come ad esempio GIT/STASH), con cui si integra molto bene.
Lo consiglio vivamente gli array virtuali di attività Kanban Tool