Lavorare da casa: la cassetta degli attrezzi

Lavorare da casa - Foto di Emma Tracanella

Dopo i nostri consigli preliminari e un elenco di buoni motivi per lavorare da casa, vorremmo proporvi una lista di strumenti, hardware e software, utili se non indispensabili per poterlo fare sul serio. Partendo dal “tangibile”, oltre a un computer performante e una buona stampante, sarà utile dotarsi di:

– un paio di cuffie con microfono, possibilmente senza fili, e una webcam per le riunioni o le semplici conversazioni con i colleghi in videoconferenza;

– una connessione ad Internet che dia garanzie di velocità e stabilità, visto che la maggior parte delle attività sono impossibili senza Rete, e una chiavetta per la connessione in mobilità e come backup in caso manchi la connessione veloce;

– un gruppo di continuità per garantire la presenza al lavoro anche quando manca la corrente elettrica; ma in caso potete sempre andare al bar sotto casa o ovunque ci sia una presa di corrente, con la vostra chiavetta.

Per ciò che concerne i software saranno indispensabili degli strumenti di condivisione, utili oltre che a mantenersi in contatto con i colleghi anche a portare avanti lavori di gruppo. Tra questi non possono mancare:

– Skype,  per conversare in chat, effettuare videochiamate (mettendo in relazione fino a nove contatti) e inviare rapidamente documenti.

In alternativa vi segnaliamo anche:

•  Yugma, programma di videoconferenza gratuito con possibilità di condivisione del desktop tra i partecipanti.
• GoToMeeting, che consente il dialogo di 15 utenti contestualmente.
• Webex, programma che presenta un costo di 19$ al mese per avere meeting online con un numero illimitato di utenti su differenti piattaforme (Windows, Mac, Unix) oltre che su sistemi mobile.

– Google Calendar, per il quale è necessario semplicemente registrare un account Google, con cui poter condividere l’agenda degli appuntamenti. Integrando questo strumento con Remember the milk è poi possibile dividersi le differenti attività di un progetto schedulandole e creando delle “to do list”. Il programma consente di ricevere dei promemoria via e-mail, SMS o messaggistica istantanea di AIM, Gadu-Gadu, Google Talk, ICQ, MSN e Skype.

– Google Docs (che come Calendar è accessibile con account di BigG) per creare un archivio di documenti accessibili al gruppo di lavoro, con possibilità di gestire autorizzazioni di condivisione dei file e mantenere copie di backup online. In alternativa a Google Docs si può pensare a Drop Box, che una volta installato sul proprio PC (il servizio è gratuito fino a 2 Gb) permette la condivisione di file e l’allineamento automatico delle copie online con quelle in locale. Particolarmente comoda è poi l’App per Iphone di Drop Box, tramite la quale poter leggere i file sia online sia offline.

– Faxator, un servizio online che consente, dopo la registrazione, di spedire fax in modo gratuito inviando una mail all’indirizzo di Faxator.com e indicando il numero di fax nell’oggetto.

– TeamViewer, un programma gratuito per l’accesso remoto, necessario se si deve fornire supporto tecnico ai colleghi o alla clientela, se si vuole “controllare” a distanza un server o qualora si voglia condividere il proprio desktop per attività di formazione/addestramento o collaborazione on line.

– Qualora si abbia la necessità di gestire in maniera più completa progetti di gruppo, è possibile utilizzare Basecamp, che può andare a sostituire il Google Docs e Calendar oltre che Remember the milk. Il software, che ha un costo di 49 $ al mese, è ideale per il controllo centralizzato dei progetti visto che fornisce strumenti utili alla condivisione dei file creati dal gruppo di lavoro (di cui gestisce anche il versioning) e al project management, con possibilità di assegnazione dei lavori e scadenze oltre che rilevazione del tempo impiegato per le singole attività.

– Chi ha la necessità di lavorare da casa ma all’interno della LAN aziendale dovrà pensare ad un collegamento in VPN (con relativa installazione di specifico programma client di accesso), che garantisce la riservatezza delle comunicazioni per il telelavoratore e contestualmente l’accesso a tutte le risorse della rete aziendale.

La “cassetta degli attrezzi” del telelavoratore che abbiamo voluto presentare è assai abbondante e non deve certo spaventare, visto che gli “arnesi” si selezionano sempre sulla base del tipo di lavoro da svolgere a distanza.

E come potete vedere quasi tutti i tool che vi consigliamo vi permetteranno di lavorare da ovunque voi vogliate, essendo tutti raggiungibili con una buona connessione.

E per voi, quali sono gli strumenti indispensabili per lavorare da casa?