Gmail Labs per gestire al meglio la propria posta elettronica

Gmail stickers - Foto di Dustin Diaz - http://gmailblog.blogspot.com/

Come molte di voi sapranno Gmail è un servizio di webmail del tutto GRATUITO.

Gmail stickers - Foto di Dustin Diaz - http://gmailblog.blogspot.com/

La webmail, per chi fosse proprio a digiuno, è un’applicazione che permette di gestire la posta elettronica attraverso il browser web e senza la necessità di utilizzare un client di posta elettronica installato sul Pc di casa o in ufficio che scarica i messaggi di posta in locale.

Considerato che si tratta di un servizio gratuito, Gmail offre una grande quantità di spazio di archiviazione per i nostri messaggi. Attualmente un account gratuito può utilizzare 7,5 GB di spazio che può essere aumentato scegliendo dei pacchetti a pagamento.

Ma pur volendo usare il solo servizio gratuito, indubbiamente usare un Gmail permette di godere di alcuni indiscussi benefici:

  • Possibilità di utilizzare la posta elettronica ovunque ci troviamo anche attraverso i più famosi SmartPhone visto che basta avere una qualsiasi connessione Internet.
  • Avere sempre a portata di mano i propri messaggi anche quelli già archiviati perché si trovano in uno spazio web facilmente accessibile evitandoci di sincronizzare tutti i Pc su cui lavoriamo.

Ma in quale altro modo potremmo sfruttare Gmail e tutta la famiglia Google Apps in modo efficace e produttivo nella nostra vita quotidiana?

A parte la prima fase di configurazione del nostro account Gmail per gestire al meglio le nostre caselle di posta elettronica grazie a strumenti come i Filtri e le Etichette, potremmo consultare la sezione Labs e trovare altri utilissimi “esperimenti” approvati da Google che contribuiranno a renderci la vita più facile.

Personalmente ho abilitato dei Labs che ritengo utili almeno per quelle che sono le mie esigenze quindi passo subito a elencarveli:

  • Annulla Invio
    Quante volte ci siamo accorti di aver scritto un’email e di aver premuto “Invia” in fretta e furia senza rileggerla accorgendoci solo dopo di aver dimenticato un allegato, tralasciato un dettaglio importante o addirittura di firmarci?
    Con questo Labs si interrompe l’invio dei messaggi per qualche secondo e si fa sempre in tempo a rimediare.
  • Anteprime di Google Documenti nella posta
    Questo magari è solo un vezzo però così posso capire subito che genere di allegato mi è stato inviato buttando l’occhio sull’icona all’estrema destra posizionata dopo il Subject della email. Documenti .pdf, immagini, pagine html e così via.
  • Anteprime di Google Maps nella posta
    Se come me avete scarso senso di orientamento e siete sempre costretti ad usare il navigatore per andare in posti altrimenti sconosciuti, meglio controllare subito la mappa, eviterete di perdervi e saprete già quale l’itinerario seguire!
  • Cita testo selezionato
    Quando rispondiamo ad un messaggio ci permette di citare solo il testo selezionato (ora funziona anche col mouse) senza dover riportarne il contenuto integrale dell’intera email risparmiando un po’ di caratteri inutili.
  • Completamento automatico ricerca
    Quando cerchiamo qualcosa nella nostra casella di posta attraverso la casella Cerca nella posta e nei documenti ci suggerisce nomi ed email dei nostri contatti e gli operatori utili ad una ricerca avanzata.
  • Etichette nidificate
    Ad Aprile 2010, Gmail ha anche introdotto le Etichette nidificate che consentono una gestione gerarchica delle Etichette o più semplicemente la creazione di sotto-etichette dipendenti da una Etichetta “madre”. Potete attivarle accedendo alla voce Impostazioni nella sezione Labs. Di recente introduzione anche le Smart Label.

Se poi come me fate un largo uso di strumenti come Calendar e Documents vi saranno estremamente utili questi due simpatici gadget:

  • Gadget Google Calendar
    Aggiunge un riquadro nella colonna di sinistra in cui vengono visualizzati i prossimi appuntamenti con tutti i dettagli.
  • Gadget Google Documenti
    Aggiunge un riquadro nella colonna di sinistra in cui viene visualizzato Google Documenti. Mostra i documenti aperti di recente, permette di crearne di nuovi e di eseguirne la ricerca in quelli già presenti.

Altro Labs estremamente importante per evitare disastri e catastrofi sia involontarie che dovute a imprevisti malfunzionamenti della piattaforma Gmail come già avvenuto in alcune occasioni è questo:

  • Importazione/esportazione di filtri
    Permette di esportare come file, i filtri da un account Gmail e quindi re-importarli in un altro account oppure semplicemente di archiviarli come copia di backup per ripristinarli successivamente.

Tra i Labs che ritengo meno importanti ma che possono considerarsi comunque utili nella quotidianità vi segnalo questi:

  • Inserimento di immagini: permette di inserire immagini nel corpo del messaggio.
  • Invia e archivia: comodissimo per rispondere ad un messaggio ed archiviarlo in un solo colpo.
  • Occhiatina ai messaggi: un’antemprima del messaggio senza doverlo per forza aprire
  • Pulsante Segna come Già letto: ne capirete l’utilità
  • Risposte predefinite: per pigrizia o per estrema comodità, permette di salvare dei messaggi come Predefiniti tra quelli che usiamo più comunemente (il tasto appare durante la composizione del messaggio) e di spedirla comodamente 😉
  • Superspeciali: aggiunge delle icone aggiuntive

Poi se non siete ancora contente, siete particolarmente pignole o vi occorrono informazioni estremamente precise vi suggerisco questi ultimi due:

  • Formati data personalizzati
  • Fuso orario del mittente

Questa è la mia lista e voi invece che Labs utilizzate?

Di Tiziana D'Andrea

Mammablogger e scrittrice nel tempo libero. Approda sul Web 15 anni fa ma poi “deraglia“ casualmente sul Networking. Sogna di scrivere un libro e rituffarsi nel Web. Appassionata di Blogging, Social Media, Web Marketing, Web writing, Personal Branding. Gmail lover.

2 commenti

  1. Tra i gadget che ho attivato per me due sono essenziali:
    Canned Responses, le risposte automatiche personalizzate. Molto utile se si gestiscono account professionali o per esempio di associazioni che curiamo nel tempo libero.
    Default ‘Reply to all’, essenziale per non dimenticarci i destinatari messi in CC

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