Come gestire la casella di posta: il metodo Rosso

Qualche anno fa Sara Rosso, tra le organizzatrici delle GGDMilano, mi svelò il suo metodo per la gestione delle caselle di posta, oggi meglio conosciuto come “il metodo Rosso“.
Il metodo è basato sul nostro amato Getting Things Done (GTD), di David Allen, ma è modificato secondo i parametri Rosso.

Effimero Uno - Di caramellamenta

Disclaimer: il metodo Rosso è uno dei metodi che vi porteranno a Inbox 0. Se siete tra coloro che non hanno alcun interesse a tenere la propria casella di posta a 0, lasciate perdere. Se vi annoverate invece tra coloro, come me e molti altri, che provano un delicato piacere a vedere la scrittina “You have no new mail” anche solo per pochi minuti, benvenuti: questo è il post che fa per voi.

Il metodo Rosso prevede due requisiti, non indispensabili, ma utili, e una regola, inderogabile e fondamentale.

I requisiti:

– Gestire la propria casella di posta Gmail o ovunque siano applicabili delle etichette colorate (o quella del vostro dominio in caso sia presente la possibilità di assegnare etichette colorate) da webmail e non da client. Personalmente è il modo che preferisco: mi piace poter pensare che ovunque io sia nel mondo, su qualsiasi computer io legga la mia posta, la visualizzazione è sempre la stessa, ho le mie etichette, i miei colorini.

– Saper usare i filtri e le etichette (è semplicissimo! Per Gmail c’è pure un tutorial).

La regola (da fanatici GTD, ma importantissima):

– Rispondi subito a tutto ciò che richiede meno di 2 minuti di tempo per la risposta.

Nel mio metodo ho alzato i 2 minuti a 5, ma alla fine ci metto sempre meno di 5 minuti a rispondere.
Ovvio che questa regola vale quando si lavora principalmente con le mail, anche se a volte mi capita di mettere l’etichetta anche su mail di amici ai quali non ho tempo di rispondere in modo compiuto in meno di 5 minuti.

Detto questo passiamo al metodo Rosso.

Casella di posta piena.
Inizi a leggere.

La tua testa deve procedere così:
Apro la prima mail, la leggo. Riesco a rispondere in meno di 5 minuti?
Sì —> Rispondo e ARCHIVIO
No—> Decido SUBITO cosa farne, ovvero:
– ACTION: mail che richiedono più di 5 minuti per la risposta, o che richiedono un’azione specifica prima di poter dar una risposta.

– HOLD: mail per le quali non ho risposta immediata perché sto aspettando che qualcun altro faccia qualcosa o mi dia una risposta a sua volta. Attenzione: le mail in Hold non possono essere mail sulle quali dovete lavorarci voi stesse. Le mail in Hold possono essere solo mail che sono lì che aspettano che qualcun altro faccia quello che deve fare, ma che la vostra parte di lavoro è già stata fatta.

Qualsiasi altra mail non può e non deve rimanere nell’Inbox, ma può e deve essere archiviata.

Pensateci: quella mail del 25 luglio che giace lì senza risposta da mesi ormai: risponderete mai? Suvvia: cerchiamo di essere pragmatici. La risposta è no! Non risponderete mai a quella mail! E allora perché tenerla nell’Inbox? Via, Archiviare!

“Ok, ma il mio inbox ha 12569 mail: mica posso archiviare tutto!”

Certo che puoi!
Ecco come.
Controlla le mail degli ultimi 10 giorni, se c’è qualcosa che ti è sfuggito, che hai segnato come importante, che hai dimenticato.
Action: fai tutto quello che c’è da fare con queste mail.
Se nel frattempo arrivano nuove mail lasciale lì: non succede niente se rispondi dopo 5 minuti.
Seleziona tutte le mail lette. Gmail ti da la possibilità di selezionare non solo quelle che vedi sul tuo schermo, ma tutte, proprio tutte le mail non lette.
Una volta selezionate schiaccia il tastino “Archive”

Ohhhh: Inbox 0!

Elimina tutte le etichette che hai fatto finora, a meno che non siano associate ai dei filtri (in quel caso le lascerei, ma decidi tu se vuoi fare piazza pulita o meno. Tipo ho dei filtri per le newsletter che etichettano e archiviano direttamente le mail: quelli li ho tenuti) e crea solo Action e Hold.

Per ogni mail che ti arriva hai solo 3 possibilità:

A– leggerla, agire SUBITO in 5 minuti e archiviarla
B– leggerla e decidere che ci vogliono più di 5 minuti del tuo tempo per poterla considerare una cosa fatta: segnala come Action
C– leggerla e decidere che bisogna aspettare del tempo o l’azione di qualcun altro per poterla considerare una cosa fatta: segnala come Hold

E questo è l’inizio della tua nuova vita a Inbox 0: benvenuta in paradiso!