Nel 2001 il mondo è stato scosso da un evento epocale: David Allen, richiestissimo consulente aziendale, pubblicò Getting Things Done, una guida alla produttività senza stress che insegnava un metodo complicato, ma sicuramente rivoluzionario.

La divisione in progetti, la conseguente divisione in mini task che rispondevano alla domanda What’s next, e il raggruppamento in tipologie di azioni, erano gli elementi di base di un sistema complesso, che richiedeva almeno due giorni pieni per essere messo in marcia, e almeno 2 mesi, se non di più, per abituarcisi.

Il metodo di Allen introdusse anche quella che secondo me è una delle regole più importanti e potenti e che mai abbandonerò nella mia vita: la 2 minutes rule. Tutte le task che sono compleabili in meno di due devono essere fatte, subito! Ora!

Lavorando con le mail, spesso mi ritrovo ricoperta da decine e decine di mail che possono però essere risolte, la maggior parte delle volte, con una risposta di due minuti.

Getting Things Done piacque molto a tante tipologie di lavoratori, dagli informatici agli studenti.

Ma Getting Things Done creava anche molti problemi, come il continuo aggiornamento di liste lunghissime, la revisione continua e infinita di ogni piccola cosa, la poca duttilità dell’intero sistema.

In tutta onestà quello che mi è sempre piaciuto di Allen è la sua passione per la cartoleria: nel libro elenca ben 13 differenti tool fisici che servono per il sistema di base. E se non fosse stato per lui oggi non sarei la felice e soddisfatta proprietaria di un’etichettatrice

Poi nel 2006 arrivò Leo Babauta e introdusse una variante del metodo di Allen: Zen to Done. Un Getting Things Done molto più semplificato, dove tutto si riassume in poche semplici azioni:

Collect, Process, Plan, Do, Organize, Review e Simplify.

In realtà tutto il sistema e, se si vuole, l’intero pensiero di Babauta si può riassumere nella sua parola chiave: simplify, semplifica!

E la semplificazione non poteva che giovare al sistema di Allen, ma in realtà Babauta creò un nuovo sistema, solo ispirato da quello di Allen.

Babauta semplificò, ahimè, anche la lista della cartoleria: un taccuino (moleskine, ovviamente e per fortuna) e una penna.

Ma la sua innovazione più importante è stata secondo me l’introduzione delle MITs: Most Important Tasks. All’inizio di ogni giornata (o meglio, la sera prima) si decidono quali saranno le cose più importanti da fare (minimo 3, massimo 5) e le si fanno subito, appena alzati, ancor prima di controllare la mail.

Babauta, al contrario di Allen, che era già un consulente, iniziò con un semplice blog, che si trasformò piano piano in un e-book e poi in un piccolo impero.

Più o meno nello stesso periodo arrivò un italiano, Francesco Cirillo, che semplificò ancora di più il sistema e lo trasformò nella Pomodoro Tecnique (concepita però già fin dai primi anni ’90). Un sistema semplicissimo: un elenco di tutto ciò che bisogna fare, suddiviso giorno per giorno in ciò che va fatto, a sua volta suddiviso in slot di 25 minuti l’una, seguite da massimo 7 minuti di pausa, e massimo 20 minuti di pausa ogni 4 slot da 25 minuti. Massima concentrazione su una singola task per 25 minuti!

Perché il pomodoro? Semplice: l’unico tool che realmente serve per questo metodo, oltre a carta e penna, è un contaminuti, meglio se a forma di pomodoro. In realtà poi esistono anche le applicazioni, come questa per Mac.

Incredibile!

Funziona meglio di tutto il resto: chiudendo tutto, in 25 minuti ho scritto questo post partendo dalla sola idea che avevo in mente!

P.S. Ringrazio Marco Fabbri per avermi fatto scoprire la tecnica del pomodoro

Foto di *hiro008