Effimero Uno - Di caramellamenta

Disclaimer: il metodo Rosso è uno dei metodi che vi porteranno a Inbox 0. Se siete tra coloro che non hanno alcun interesse a tenere la propria casella di posta a 0, lasciate perdere. Se vi annoverate invece tra coloro, come me e molti altri, che provano un delicato piacere a vedere la scrittina “You have no new mail” anche solo per pochi minuti, benvenuti: questo è il post che fa per voi.

Il metodo Rosso prevede due requisiti, non indispensabili, ma utili, e una regola, inderogabile e fondamentale.

I requisiti:

- Gestire la propria casella di posta Gmail o ovunque siano applicabili delle etichette colorate (o quella del vostro dominio in caso sia presente la possibilità di assegnare etichette colorate) da webmail e non da client. Personalmente è il modo che preferisco: mi piace poter pensare che ovunque io sia nel mondo, su qualsiasi computer io legga la mia posta, la visualizzazione è sempre la stessa, ho le mie etichette, i miei colorini.

- Saper usare i filtri e le etichette (è semplicissimo! Per Gmail c’è pure un tutorial).

La regola (da fanatici GTD, ma importantissima):

- Rispondi subito a tutto ciò che richiede meno di 2 minuti di tempo per la risposta.

Nel mio metodo ho alzato i 2 minuti a 5, ma alla fine ci metto sempre meno di 5 minuti a rispondere.
Ovvio che questa regola vale quando si lavora principalmente con le mail, anche se a volte mi capita di mettere l’etichetta anche su mail di amici ai quali non ho tempo di rispondere in modo compiuto in meno di 5 minuti.

Detto questo passiamo al metodo Rosso.

Casella di posta piena.
Inizi a leggere.

La tua testa deve procedere così:
Apro la prima mail, la leggo. Riesco a rispondere in meno di 5 minuti?
Sì —> Rispondo e ARCHIVIO
No—> Decido SUBITO cosa farne, ovvero:
- ACTION: mail che richiedono più di 5 minuti per la risposta, o che richiedono un’azione specifica prima di poter dar una risposta.

- HOLD: mail per le quali non ho risposta immediata perché sto aspettando che qualcun altro faccia qualcosa o mi dia una risposta a sua volta. Attenzione: le mail in Hold non possono essere mail sulle quali dovete lavorarci voi stesse. Le mail in Hold possono essere solo mail che sono lì che aspettano che qualcun altro faccia quello che deve fare, ma che la vostra parte di lavoro è già stata fatta.

Qualsiasi altra mail non può e non deve rimanere nell’Inbox, ma può e deve essere archiviata.

Pensateci: quella mail del 25 luglio che giace lì senza risposta da mesi ormai: risponderete mai? Suvvia: cerchiamo di essere pragmatici. La risposta è no! Non risponderete mai a quella mail! E allora perché tenerla nell’Inbox? Via, Archiviare!

“Ok, ma il mio inbox ha 12569 mail: mica posso archiviare tutto!”

Certo che puoi!
Ecco come.
Controlla le mail degli ultimi 10 giorni, se c’è qualcosa che ti è sfuggito, che hai segnato come importante, che hai dimenticato.
Action: fai tutto quello che c’è da fare con queste mail.
Se nel frattempo arrivano nuove mail lasciale lì: non succede niente se rispondi dopo 5 minuti.
Seleziona tutte le mail lette. Gmail ti da la possibilità di selezionare non solo quelle che vedi sul tuo schermo, ma tutte, proprio tutte le mail non lette.
Una volta selezionate schiaccia il tastino “Archive”

Ohhhh: Inbox 0!

Elimina tutte le etichette che hai fatto finora, a meno che non siano associate ai dei filtri (in quel caso le lascerei, ma decidi tu se vuoi fare piazza pulita o meno. Tipo ho dei filtri per le newsletter che etichettano e archiviano direttamente le mail: quelli li ho tenuti) e crea solo Action e Hold.

Per ogni mail che ti arriva hai solo 3 possibilità:

A- leggerla, agire SUBITO in 5 minuti e archiviarla
B- leggerla e decidere che ci vogliono più di 5 minuti del tuo tempo per poterla considerare una cosa fatta: segnala come Action
C- leggerla e decidere che bisogna aspettare del tempo o l’azione di qualcun altro per poterla considerare una cosa fatta: segnala come Hold

E questo è l’inizio della tua nuova vita a Inbox 0: benvenuta in paradiso!

Nel 2001 il mondo è stato scosso da un evento epocale: David Allen, richiestissimo consulente aziendale, pubblicò Getting Things Done, una guida alla produttività senza stress che insegnava un metodo complicato, ma sicuramente rivoluzionario.

La divisione in progetti, la conseguente divisione in mini task che rispondevano alla domanda What’s next, e il raggruppamento in tipologie di azioni, erano gli elementi di base di un sistema complesso, che richiedeva almeno due giorni pieni per essere messo in marcia, e almeno 2 mesi, se non di più, per abituarcisi.

Il metodo di Allen introdusse anche quella che secondo me è una delle regole più importanti e potenti e che mai abbandonerò nella mia vita: la 2 minutes rule. Tutte le task che sono compleabili in meno di due devono essere fatte, subito! Ora!

Lavorando con le mail, spesso mi ritrovo ricoperta da decine e decine di mail che possono però essere risolte, la maggior parte delle volte, con una risposta di due minuti.

Getting Things Done piacque molto a tante tipologie di lavoratori, dagli informatici agli studenti.

Ma Getting Things Done creava anche molti problemi, come il continuo aggiornamento di liste lunghissime, la revisione continua e infinita di ogni piccola cosa, la poca duttilità dell’intero sistema.

In tutta onestà quello che mi è sempre piaciuto di Allen è la sua passione per la cartoleria: nel libro elenca ben 13 differenti tool fisici che servono per il sistema di base. E se non fosse stato per lui oggi non sarei la felice e soddisfatta proprietaria di un’etichettatrice

Poi nel 2006 arrivò Leo Babauta e introdusse una variante del metodo di Allen: Zen to Done. Un Getting Things Done molto più semplificato, dove tutto si riassume in poche semplici azioni:

Collect, Process, Plan, Do, Organize, Review e Simplify.

In realtà tutto il sistema e, se si vuole, l’intero pensiero di Babauta si può riassumere nella sua parola chiave: simplify, semplifica!

E la semplificazione non poteva che giovare al sistema di Allen, ma in realtà Babauta creò un nuovo sistema, solo ispirato da quello di Allen.

Babauta semplificò, ahimè, anche la lista della cartoleria: un taccuino (moleskine, ovviamente e per fortuna) e una penna.

Ma la sua innovazione più importante è stata secondo me l’introduzione delle MITs: Most Important Tasks. All’inizio di ogni giornata (o meglio, la sera prima) si decidono quali saranno le cose più importanti da fare (minimo 3, massimo 5) e le si fanno subito, appena alzati, ancor prima di controllare la mail.

Babauta, al contrario di Allen, che era già un consulente, iniziò con un semplice blog, che si trasformò piano piano in un e-book e poi in un piccolo impero.

Più o meno nello stesso periodo arrivò un italiano, Francesco Cirillo, che semplificò ancora di più il sistema e lo trasformò nella Pomodoro Tecnique (concepita però già fin dai primi anni ’90). Un sistema semplicissimo: un elenco di tutto ciò che bisogna fare, suddiviso giorno per giorno in ciò che va fatto, a sua volta suddiviso in slot di 25 minuti l’una, seguite da massimo 7 minuti di pausa, e massimo 20 minuti di pausa ogni 4 slot da 25 minuti. Massima concentrazione su una singola task per 25 minuti!

Perché il pomodoro? Semplice: l’unico tool che realmente serve per questo metodo, oltre a carta e penna, è un contaminuti, meglio se a forma di pomodoro. In realtà poi esistono anche le applicazioni, come questa per Mac.

Incredibile!

Funziona meglio di tutto il resto: chiudendo tutto, in 25 minuti ho scritto questo post partendo dalla sola idea che avevo in mente!

P.S. Ringrazio Marco Fabbri per avermi fatto scoprire la tecnica del pomodoro

Foto di *hiro008