L’arte di comunicare con le presentazioni

Comunicare con le presentazioni – Foto di Apest

Almeno il 90% delle presentazioni non comunicano in modo efficace. Forse per questo è nato il detto “Morte da Powerpoint“. Dopo anni di esperienza internazionale in aziende del settore IT, di presentazioni ne ho viste e fatte tante: riunioni interne, riunioni tramite webconference, riunioni con partner commerciali, formazione di marketing e tecnica, conferenze del settore e conferenze stampa sono solo alcuni esempi nei quali era necessario preparare una presentazione.

Agli inizi c’erano i lucidi fatti a mano o con il plotter. Chi aveva delle foto da far vedere utilizzava le diapositive da 35mm. Questi sono stati gli strumenti fino a metà degli anni 90.  Poi il software si è evoluto e sono arrivati anche i proiettori portatili. Oggi fare una presentazione è diventato sinonimo di preparazione di slide con PowerPoint. Purtroppo lo strumento di per sé non è sufficiente a garantire efficacia comunicativa.

L’esperienza e la passione mi hanno consentito di sviluppare un occhio critico per le presentazioni. Vedo subito gli errori macroscopici, quelli per i quali basterebbe poco per migliorare le slide: gli errori di ortografia, di allineamento, di grandezza di font, di grafici o testi illeggibili.

Nell’arte delle presentazioni ci sono tre elementi: estetica, contenuti ed efficacia. Per una mano a strutturare i contenuti ci si può affidare al metodo di Cliff Atkinson, “Beyond Bullet Points“.  Per idee su come migliorare l’estetica, Garr Reynolds porta un approccio Zen che sta riscuotendo molto successo. Per l’efficacia, non dimentichiamo anche di tener presente le teorie sull’apprendimento multimediale, studiate da Richard E. Mayer, e il funzionamento del cervello, spiegato bene da John Medina.

Chi sono gli artisti delle presentazioni? Ecco una selezione di quelli che giudico tra i migliori. I peggiori li lasciamo riposare in pace. Di italiani purtroppo non ne ho ancora trovati.

  1. Steve Jobs: è sempre un piacere vedere e rivedere Steve in azione. Ogni volta si colgono degli spunti nuovi. Il suo discorso a Mac World 2008 è un capolavoro.
  2. Dick Hardt: ha uno stile tutto suo, con una perfetta sincronizzazione tra slide e discorso.
  3. Garr Reynolds: Lo Zen delle presentazioni.
  4. Meet Henry: questa è la presentazione che ha vinto il primo premio allo SlideShare contest 2008. Un ottimo esempio di come costruire una presentazione auto-portante per la pubblicazione su Internet.
  5. TED: significa Technology Entertainment Design ed è una conferenza esclusiva che si tiene ogni anno in California. Dopo l’evento rende disponibili gli interventi videoregistrati su Internet. Tanti presentatori sono eccezionali, sia con che senza slide. Sul sito i contenuti e gli argomenti sono vastissimi, per vedere una selezione di 5 lasciatevi guidare da questo slide show su SlideShare.

Quali sono i consigli più facili e immediati da applicare per migliorare una presentazione?

  1. Analizzare l’audience e costruire la presentazione per loro, non per se stessi. Molto spesso succede che chi prepara una presentazione vuole far vedere che sa tutto sull’argomento, che è ben preparato. Ma troppe informazioni non comunicano niente. Bisogna selezionare con cura pochi concetti da trasmettere e focalizzarsi su quelli.
  2. Dare una struttura logica alla presentazione e scrivere titoli chiari sulle slide. I titoli non devono essere generici ma devono trasmettere il messaggio chiave della slide. Se volete un’idea su come costruire titoli efficaci, guardate ai titoli dei giornali.
  3. Cercare di evitare gli elenchi puntati,  utilizzando un messaggio solo per slide, meglio se espresso con una foto o un grafico.
  4. Non leggere le slide. Ricordarsi che il pubblico legge più velocemente dell’oratore.
  5. Keep it simple: Utilizzare un template pulito, 1-2 font ben leggibili, ed evitare animazioni e transizioni inutili.

Cosa seguire su internet per saperne di più?

  1. Twitter tags: #ppt#keynote#powerpoint
  2. Il blog di Garr Reynolds: www.presentationzen.com
  3. Il blog di Jan Schultink: stickyslides.blogspot.com
  4. Alltop per la categoria “speaking”: speaking.alltop.com
  5. Il blog di Alessandra Cimatti: www.lesswire.it

Articolo scritto da Alessandra Cimatti, consulente, formatrice e blogger, studia e insegna i metodi all’avanguardia per preparare presentazioni.

Autrice: Guest Blogger

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